Op papier kan een productieproces er overzichtelijk uitzien. Een productieorder wordt vrijgegeven, materiaal wordt verzameld, het product wordt bewerkt, gecontroleerd en daarna gereedgemeld.
Maar loopt het in de praktijk ook zo overzichtelijk? Wie doet welke stap? Wanneer gaat het werk van de ene medewerker of afdeling naar de andere? Welke informatie wordt daarbij doorgegeven? En waar moet iemand wachten voordat het proces verder kan?
Met een swimlane-diagram breng je in beeld hoe het werk in de praktijk door je organisatie loopt. Zo krijg je zicht op de rolverdeling en de overdrachten tussen medewerkers, afdelingen en systemen.
Wat is een swimlane-diagram?
Een swimlane-diagram of banendiagram verdeelt de activiteiten van een proces over verschillende horizontale of verticale banen, vergelijkbaar met de banen in een zwembad. Iedere baan vertegenwoordigt een specifieke rol (bijv. operator van de lasersnijder), afdeling (bijv. kwaliteit), externe partij of IT-systeem (bijv. ERP-systeem).
In iedere baan plaats je de processtappen en acties die door die partij worden uitgevoerd. Met pijlen geef je de chronologische volgorde en de overdrachten tussen de banen aan.
Door de activiteiten per baan in te delen, worden overdrachtsmomenten zichtbaar. Je ziet precies waar werk van de ene rol naar de andere gaat, en waar werk of informatie mogelijk onnodig heen en weer pingpongt.
Wanneer is een swimlane nuttig?
Een swimlane-diagram is vooral waardevol wanneer meerdere rollen, afdelingen of IT-systemen bij een proces betrokken zijn. Het helpt je inzicht te krijgen in situaties waarin:
- meerdere afdelingen samenwerken aan één order;
- informatie tussen mensen en IT-systemen wordt overgedragen;
- je wilt onderzoeken waar bij overdrachten fouten, miscommunicatie of vertragingen ontstaan.
Waar let je op bij het in kaart brengen?
Voordat je het diagram tekent, breng je de praktijk in kaart. Let daarbij specifiek op de volgende elementen:
- Rollen: Wie voert iedere processtap daadwerkelijk uit op de werkvloer?
- Overdrachten: Wanneer en hoe gaat het werk over? Welke informatie wordt meegegeven en via welk kanaal (ERP, papier, mondeling)?
- Wachttijden & beslismomenten: Waar moet iemand wachten op een actie, besluit of vrijgave? Wie bepaalt of het proces verder kan?
- Herstelwerk & correcties: Wanneer en waarom gaat werk of informatie terug naar een eerdere rol?
- Systeemovergangen: Waar wordt informatie handmatig overgenomen of op meerdere plekken ingevoerd?
Stel de juiste vragen
Een swimlane-diagram gaat over het begrijpen van de werkelijkheid. Stel tijdens het in kaart brengen gerichte vragen aan de betrokkenen op de vloer:
- Wie voert deze stap uit en wie geeft het werk aan jou over?
- Welke informatie of documenten heb je nodig om te kunnen beginnen?
- Waar loop je tegenaan als informatie ontbreekt of afwijkt?
- Naar wie gaat het werk toe als jouw stap klaar is, en hoe weet de volgende persoon dat?
Wat moet je vooral niet doen?
Een handboek beschrijft hoe het proces bedoeld is. Een swimlane laat zien hoe de praktijk verloopt.
Baseer de banen niet uitsluitend op het organogram.
Een afdeling kan op papier verantwoordelijk zijn, terwijl een specifieke operator de taak in de praktijk uitvoert.
Neem zeldzame uitzonderingen niet op in de hoofdroute.
Blijf kijken naar het hoofdproces. Uitzonderingen kun je eventueel los aanduiden.
Vergeet de informatiestroom niet.
Niet alleen fysieke onderdelen gaan van de ene rol naar de andere; ook informatie wordt overgedragen, bijvoorbeeld via e-mails, mondelinge afspraken of statuswijzigingen in ERP.
Denk niet direct in oplossingen.
Een knelpunt hoeft niet direct opgelost te worden. Breng eerst in kaart hoe het proces daadwerkelijk verloopt en hoe het werk en de informatie worden overgedragen. Bepaal daarna wat je wilt verbeteren.
Bereid je swimlane-diagram voor
Voordat je het diagram gaat uittekenen, zorg je voor een goede voorbereiding:
1. Bepaal het proces en de afbakening
Begin met een concreet proces dat je wilt onderzoeken. Dat kan bijvoorbeeld een volledig bedrijfsproces zijn (orderverwerkingsproces, inkoopproces, productieproces, klachtenproces, onderhoudsproces), maar ook een specifiek onderdeel daarvan of zelfs een specifieke substap daarbinnen.
2. Inventariseer de betrokken afdelingen en rollen
Breng vooraf op hoofdlijnen in kaart welke afdelingen en rollen bij het gekozen proces betrokken zijn. Controleer tijdens het observeren op de werkvloer of deze indeling overeenkomt met de praktijk en pas de banen zo nodig aan.
3. Betrek de mensen uit de praktijk
Betrek altijd de mensen die het proces dagelijks uitvoeren. Zij weten precies wie een stap werkelijk doet, welke informatiesystemen zij gebruiken en wanneer het werk wordt overgedragen.
Het doel van de voorbereiding is dat je vooraf weet wie en wat je gaat observeren, zodat het diagram straks een eerlijk beeld van de werkelijkheid geeft.
Voorbeeld: rollen en overdrachten in productieorder 1234
Om te zien hoe een swimlane-diagram wordt opgebouwd, volgen we productieorder 1234: een order voor 20 metalen beugels.
We volgen de order vanaf het moment dat de magazijnmedewerker het plaatmateriaal overdraagt aan de operator van de lasersnijder tot het moment dat werkvoorbereiding de order gereedmeldt.
Op papier ziet het proces van order 1234 er zo uit:
Lasersnijden → Kanten → Controleren → Gereed
In de praktijk vinden rondom deze hoofdactiviteiten ook voorbereidende werkzaamheden, verstoringen, overleg en fysieke overdrachten plaats. Door die activiteiten en de betrokken rollen in kaart te brengen, wordt duidelijker hoe het werk daadwerkelijk verloopt.
Materiaaloverdracht
Het magazijn draagt het plaatmateriaal fysiek over aan de operator van de lasersnijder, die het op de werkplek klaarlegt.
Om te controleren of het juiste materiaal aanwezig is, raadpleegt hij via Shopfloor op de werkplekterminal de productieorder en de bijbehorende materiaalspecificatie.
Tijdens de fysieke controle ontdekt de operator van de lasersnijder krassen op het materiaal. Omdat hij niet kan bepalen of deze krasvorming acceptabel is, neemt hij contact op met een kwaliteitsmedewerker voor mondeling overleg. De kwaliteitsmedewerker geeft goedkeuring om het materiaal te gebruiken, maar de afwijking en het akkoord worden niet digitaal bij de productieorder vastgelegd.
Lasersnijden
Na het akkoord van kwaliteit bereidt de operator de lasersnijder voor. Via de werkplekterminal raadpleegt hij de werkplekplanning in Shopfloor en het snijprogramma in de CAM-omgeving. Hij controleert het programma en stelt de machine in. Daarna start hij het lasersnijden van de 20 metalen beugels.
Tijdens het snijden loopt de operator van de lasersnijder weg om snijafval op te ruimen en materiaal klaar te zetten. Op dat moment treedt er een storing op. De machine stopt en toont een storingsmelding op het HMI-scherm. Omdat een actieve alarmsignalering op afstand ontbreekt, blijft de stilstaande machine aanvankelijk onopgemerkt. Pas als de operator terugkomt, merkt hij de stilstand op. Hij verwijdert het betreffende onderdeel, start de machine opnieuw op, controleert de werking en hervat het snijden. De oorzaak en de afzonderlijke tijd voor de storing en het herstel worden niet op de productieorder geregistreerd. De totale snijbewerking wordt in Shopfloor geregistreerd. De machinestoring, de afzonderlijke tijd voor de storing en het herstel en de oorzaak worden niet bij de productieorder geregistreerd.
Na afloop verzamelt hij de onderdelen en plaatst ze op een kar. De operator van de lasersnijder brengt de kar vervolgens naar de ontbraamtafel en draagt de onderdelen over.
Ontbramen
De operator bij de ontbraamtafel voert daar een handmatige ontbraambewerking uit op alle 20 beugels. Deze bewerking vindt fysiek plaats, maar wordt niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd. De operator raadpleegt de productieplanning in Shopfloor en ziet dat kanten de volgende bewerking is.
Kanten
Na het ontbramen brengt de operator die de onderdelen heeft ontbraamd de kar naar de kantbank.
De kar wacht echter doordat de kantbank nog bezet is met een andere order. Zodra de kantbank beschikbaar komt, neemt de operator van de kantbank de order in behandeling. Via de werkplekterminal raadpleegt hij de productie-informatie in Shopfloor en het buigprogramma in de CAM-omgeving. Vervolgens stelt hij de machine in en kant hij de beugels één voor één. Na afloop registreert hij in Shopfloor de totale bewerkingstijd en de gereedgemelde aantallen.
De operator van de kantbank zet de kar bij de kwaliteitsruimte neer en loopt direct terug naar zijn eigen afdeling om aan een volgende order te beginnen.
Kwaliteitscontrole
De onderdelen zijn klaar voor inspectie, maar de kwaliteitsmedewerker is nog bezig met een andere taak. Daardoor moet de kar wachten.
Zodra de kwaliteitsmedewerker beschikbaar is, raadpleegt hij de kwaliteitseisen in het QMS, voert de metingen en controles uit en beoordeelt het resultaat. Hij registreert de uitkomst in het ERP-systeem.
Verplaatsen
De expeditiemedewerker haalt na een handgebaar van de kwaliteitsmedewerker de kar met goedgekeurde beugels op en verplaatst deze naar de expeditie.
Administratieve afhandeling
De werkvoorbereider ziet de kar met beugels staan en controleert op zijn scherm de beschikbare digitale registraties. Hij meldt de productieorder officieel gereed in het ERP-systeem.
Zo ziet een swimlane-diagram eruit
Wat maakt de swimlane zichtbaar?
Door het proces in banen op te splitsen, zie je waar overdrachten plaatsvinden en waar mogelijke knelpunten ontstaan:
- Informele overdrachten: Het afstemmen van de materiaalafwijking gebeurt mondeling. Als er later een kwaliteitsprobleem ontstaat, is nergens terug te vinden wie toestemming heeft gegeven om het afwijkende materiaal te gebruiken.
- Blinde vlekken in de registratie: De storing tijdens het lasersnijden wordt op de machine gemeld, maar de oorzaak en de afzonderlijke tijd voor storing en herstel worden niet op de productieorder geregistreerd. Ook het handmatig ontbramen wordt niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd.
- Rolverdeling en wachttijden: De kar staat stil voor de kantbank en voor Kwaliteit. De overdrachten en wachttijden geven aanleiding om te onderzoeken wie de voortgang van de order bewaakt als de volgende processtap nog niet beschikbaar is.
Stel analysevragen
Nu je de praktijk in kaart hebt gebracht, kun je gerichte analysevragen stellen om te bepalen wat je kunt of moet verbeteren:
- Eigenaarschap & taakverdeling: Wie is verantwoordelijk voor het beoordelen van een materiaalafwijking en hoe verloopt die afstemming en de besluitvorming? Is het logisch dat de operator deze afwijking zelf met kwaliteit afstemt, of moet dit proces anders ingericht worden? En wie bewaakt de doorstroming van de tussenvoorraad op de tussenlocaties?
- Storingsoorzaken: Welke informatie over machinestilstand is beschikbaar? Welke informatie ontbreekt om te achterhalen waarom en hoelang een machine stilstaat? Hoe kun je die informatie gebruiken om structurele oorzaken van uitval te onderzoeken
- Procesdekking in IT: Welke fysieke processtappen zijn digitaal zichtbaar in ERP of Shopfloor en welke niet? Moet een bewerking als ontbramen digitaal worden vastgelegd voor capaciteitsplanning, voortgangsbewaking of productherleidbaarheid, of is een andere manier van vastleggen voldoende?
- Oorzaak van wachttijden: Waarom wacht de order op de kantbank en hoe vaak doet deze situatie zich voor? Is het een incident door drukte, of een structureel capaciteitsprobleem dat herverdeeld moet worden?
- Borging van afspraken: Hoe wordt een besluit over een materiaalafwijking vastgelegd en terugvindbaar gemaakt? Hoe kunnen mondelinge goedkeuringen, zoals bij de geconstateerde krasvorming, in het QMS of ERP worden vastgelegd zonder dat de voortgang vertraagt?
Van inzicht naar verbetering
Een swimlane-diagram geeft je inzicht in wie welke activiteiten uitvoert en waar werk of informatie wordt overgedragen. Op basis daarvan kun je onderzoeken waar het proces beter kan.
Misschien is een overdracht niet duidelijk. Misschien wordt dezelfde informatie meerdere keren doorgegeven of vastgelegd. Misschien is niet helder wie een beslissing moet nemen. Of misschien gaat werk meerdere keren tussen rollen heen en weer.
Niet ieder knelpunt vraagt om een digitale oplossing. Een verbetering kan bijvoorbeeld zitten in de taakverdeling, een duidelijkere werkwijze, een andere overdracht of betere informatievoorziening. In andere gevallen kan digitalisering helpen om informatie op het juiste moment beschikbaar te maken of een overdracht beter vast te leggen.
Breng eerst in kaart wie wat doet en waar werk en informatie worden overgedragen. Bepaal daarna wat je wilt verbeteren. Onderzoek pas vervolgens of procesaanpassingen, een andere werkwijze of digitalisering daarbij kunnen helpen.
Wat kun je hierna doen?
Wil je nog dieper inzoomen op wat er écht op de werkvloer gebeurt? Lees dan ons blog over de Gemba Walk, of ontdek hoe je met Value Stream Mapping (VSM) de doorlooptijd, bewerkingstijden en wachttijden van een waardestroom kwantificeert.
Door je productieproces in kaart te brengen, ontdek je waar knelpunten ontstaan, waar onnodige wachttijden optreden, welke handelingen onnodig veel werk vragen en waar de kans op fouten groot is. Je ziet ook welke informatie ontbreekt of niet op de juiste plek beschikbaar is.
Met die inzichten bepaal je gericht wat je wilt verbeteren.
Lees ook: Eerst begrijpen, dan verbeteren: zo breng je jouw productieproces in kaart