Je wilt je productie verbeteren. Bijvoorbeeld de doorlooptijd verkorten, capaciteit beter benutten, fouten verminderen of de werklast voor medewerkers verlagen.
Digitalisering kan helpen om bepaalde verbeteringen mogelijk te maken. De vraag is daarom al snel: welke software of digitale oplossing hebben we daarvoor nodig?
Maar voordat je naar een systeem, software of andere digitale oplossing kijkt, is het verstandig om eerst je huidige productieproces goed in kaart te brengen. Digitaliseren maakt een proces namelijk niet automatisch beter. Als je niet goed weet hoe je proces werkelijk loopt, bestaat het risico dat je vooral het bestaande proces digitaliseert. Inclusief onnodige handelingen, ondoorzichtige overdrachten of ontbrekende informatie.
In dit blog leggen we uit hoe je het fysieke proces én de informatiestromen helder in kaart brengt, zodat je gerichte keuzes kunt maken voor procesverbetering en digitalisering.
Weet wat er écht gebeurt
Op papier ziet jouw productieproces er misschien overzichtelijk uit: een order wordt vrijgegeven, voorbereid, geproduceerd, gecontroleerd en daarna gereedgemeld. De workflow beschrijft de geplande processtappen.
Op de werkvloer gebeurt er vaak meer. Medewerkers voeren bijvoorbeeld handelingen uit die voor hen vanzelfsprekend zijn, maar die nergens in de officiële workflow staan. Ze zoeken informatie op, controleren gegevens, leggen iets handmatig vast of voeren tussendoor nog een extra handeling uit.
Op papier:
Productie → Kwaliteitscontrole → Gereedmelding
Op de werkvloer:
Gegevens opzoeken / informatie controleren → Productie → Gegevens handmatig vastleggen → Nabewerking → Overdracht aan kwaliteit → Kwaliteitscontrole → Gereedmelding
Daar komen terugkerende wachttijden en incidentele verstoringen nog bij. Denk aan een order die blijft liggen omdat de volgende machine bezet is. Of een onverwachte storing die op dat moment voor extra werk en vertraging zorgt.
Al deze extra werkzaamheden, wachttijden en verstoringen kosten ongemerkt veel tijd en capaciteit. Wil je achterhalen waar je productie tijd verliest, waar vertraging ontstaat, welke extra werkzaamheden worden uitgevoerd of welke informatie er ontbreekt? Dan helpt alléén de officiële werkinstructie of procesbeschrijving je niet verder. Je moet weten hoe het proces op de werkvloer écht verloopt.
Wanneer je dat in beeld brengt, zie je precies wat er speelt:
- Het echte probleem:
Je ziet waar vertraging ontstaat, waar werk blijft liggen en waar de werkelijke knelpunten zitten.
- Wat medewerkers en systemen nodig hebben:
Je ziet welke informatie, hulpmiddelen of gegevens nodig zijn om het werk goed uit te voeren. Ook wordt zichtbaar wat er op welk moment ontbreekt of niet beschikbaar is.
- Waar dubbel of handmatig wordt geregistreerd:
Je ontdekt waar gegevens meerdere keren worden vastgelegd, of handmatig worden genoteerd om later alsnog te worden overgenomen in een systeem.
- Waar onnodig of extra werk ontstaat:
Je ziet waar medewerkers moeten zoeken, wachten, extra controles uitvoeren, omwegen maken of andere handelingen verrichten om het proces verder te brengen.
Met deze inzichten heb je een helder vertrekpunt om te bepalen wat je wilt verbeteren en wat daarvoor nodig is.
Bepaal eerst wat je in kaart wilt brengen
Je hoeft niet altijd direct je volledige productieproces in kaart te brengen. Welke afbakening (scope) logisch is, hangt af van wat je wilt onderzoeken of verbeteren.
Wil je bijvoorbeeld weten waar in de doorlooptijd van een productieorder verloren gaat, dan is het zinvol om de volledige stroom van een artikel of artikelgroep te bekijken. Je volgt dan meerdere bewerkingen, afdelingen en overdrachten.
Richt je je op één specifieke bewerking of machine die een bottleneck vormt? Dan duik je dieper in het werkproces rondom die specifieke werkplek.
Maak vooraf altijd duidelijk welk deel van welk proces je precies bekijkt.
- Waar begint het proces dat je wilt onderzoeken?
Bij de klantorder? Bij het vrijgeven van de productieorder? Bij de productieplanning? Bij het verzamelen van materiaal? Of pas bij het instellen of daadwerkelijk starten van de machine?
- En wanneer is het proces klaar?
Wanneer de machine stopt? Wanneer het laatste onderdeel uit de machine komt? Na de nabewerking? Na de kwaliteitscontrole? Of pas wanneer de order administratief is gereedgemeld?
Als je bijvoorbeeld het proces rondom één specifieke bottleneck-machine wilt analyseren, kan je scope lopen vanaf het moment dat de opdracht en het materiaal beschikbaar komen bij de machine tot aan de overdracht naar de volgende bewerking. Zo voorkom je onduidelijkheid over welke stappen wel en niet bij de analyse horen.
Breng alle handelingen in kaart
Volg het proces op de vloer en leg samen met de medewerkers vast wat er daadwerkelijk op de werkvloer gebeurt. Niet alleen de hoofdlijnen, maar juist ook alles eromheen.
Wanneer je inzoomt op een bewerking of machine, kijk je verder dan alleen de bewerkingstijd van de machine zelf. Je brengt het volledige verloop in kaart. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- Voorbereiding: materiaal klaarzetten, werkorder en werkinstructie ophalen, gereedschap verzamelen en de machine instellen.
- Uitvoering: eerste onderdeel maken en controleren, de serie produceren, onderdelen uitnemen, tussentijds ingrijpen of een onderbreking afhandelen.
- Afronding: product uitnemen, nabewerken, controleren, klaarzetten voor de volgende bewerking en registreren dat deze bewerking gereed is.
Beantwoord bij iedere stap eenvoudige vragen: Wat gebeurt hier precies? Wie doet het? Waar gebeurt het? Waarom gebeurt dit zo? Wat is ervoor nodig en wat gebeurt er daarna?
Kijk en vraag ook bewust naar activiteiten die gemakkelijk over het hoofd worden gezien:
- Waar moet je vaak wachten of zoeken?
- Waar vinden overdrachten of verplaatsingen plaats?
- Waar voer je extra of dubbele controles uit?
- Welke handelingen rondom de machine zijn ongemerkt onderdeel van de dagelijkse routine geworden?
- Wie doet wat (welke specifieke rollen, operators of afdelingen zijn betrokken)?
Zo krijg je een realistisch beeld van het proces zoals het werkelijk verloopt. En dat kan verrassende inzichten opleveren. Zo kan bijvoorbeeld blijken dat de bewerking in de machine zelf maar een klein deel van de totale tijd kost en dat de rest van de tijd opgaat aan randzaken die op papier nergens staan.
Kijk naar de informatiestromen
Bij vrijwel elke fysieke handeling op de werkvloer speelt informatie een cruciale rol. Een medewerker heeft bijvoorbeeld een ordernummer, werkinstructie, materiaalspecificatie of kwaliteitseis nodig om überhaupt aan de slag te kunnen. En tijdens de uitvoering van het werk ontstaat er voortdurend nieuwe informatie die voor de volgende processtap of voor latere analyses onmisbaar is.
Wanneer je een productieproces in kaart brengt, kijk je daarom niet alleen naar wat mensen en machines fysiek doen, maar ook naar hoe informatie zich door het bedrijf beweegt.
Horizontale informatiestroom (procesoverdracht)
Informatie die tussen processtappen beweegt en doorgegeven wordt aan de volgende stap of afdeling. Zoals de werkorder, specificaties en de status “bewerking afgerond”.
Verticale informatiestroom (systeeminzicht)
Informatie die binnen een specifieke stap of machine ontstaat. Denk aan werkelijke bewerkingstijden (zoals nettocyclustijd en insteltijd), machinestatussen, storingscodes, microstops, exacte start/stoptijden en meetresultaten.
Leg de fysieke handelingen en informatie naast elkaar
Door de fysieke handelingen, rollen en informatiestromen direct naast elkaar te zetten, ontstaat een compleet beeld van wat er rondom een werkplek gebeurt. Je ziet welke informatie nodig is om een stap te starten én welke informatie of statussen er tijdens het proces ontstaan. Een overzichtelijke matrix helpt om dit vast te leggen.
Matrix: fysiek verloop, rollen en informatiestromen
Onderstaande tabel toont ter illustratie een beknopte weergave van enkele processtappen rondom een machine. In een volledige procesanalyse worden uiteraard alle stappen van het proces opgenomen:
De laatste kolom laat zien welke informatie tijdens het proces kan ontstaan. Dat betekent niet automatisch dat deze informatie ook wordt vastgelegd of achteraf bruikbaar is.
Een ongeplande stilstand of wachttijd ontstaat wel op de werkvloer, maar verdwijnt vaak als een ‘blinde vlek’ als niemand het vastlegt. En een machine kan wel een foutmelding geven, maar als die melding niet automatisch gekoppeld wordt aan de specifieke productieorder, weet je achteraf nog steeds niet waarom die specifieke order vertraging opliep.
Kijk wat je wilt verbeteren en wat je daarvoor nodig hebt
Uit de analyse en de gesprekken op de werkvloer komen vaak heel specifieke tijdsverspillers naar voren, bijvoorbeeld:
- Informatie zoeken & dubbel werk:
Medewerkers moeten gegevens uit verschillende mappen of systemen bij elkaar zoeken, of schrijven informatie eerst op papier om het later in het ERP-systeem over te typen.
- Onzichtbare wachttijden:
Orders blijven regelmatig liggen tussen bewerkingsstappen of bij een overdracht, waardoor kostbare doorlooptijd verloren gaat.
- Dubbele invoer en controles:
Gegevens worden meerdere keren ingevoerd of overgetypt. Of er wordt uit onzekerheid over de juistheid van de informatie extra gecontroleerd.
- Onbekende machinestilstand:
Een machine staat regelmatig stil. Je weet dát de machine stilstaat, maar nog niet waardoor dat komt, hoe vaak het gebeurt of hoeveel capaciteit je precies verliest.
Kies de juiste aanpak en volgorde
Niet elk probleem vraagt om dezelfde aanpak en een verbetering vraagt lang niet altijd om een digitale oplossing. Soms bereik je al veel met een slimmere werkwijze, betere afspraken of een fysieke herinrichting op de vloer. Afhankelijk van je doel (zoals een kortere doorlooptijd, betere capaciteitsbenutting, minder fouten of een lagere werklast) kies je de juiste oplossingsrichting:
- Direct de werkwijze of processtroom aanpassen:
Soms zit de winst in een meer logische procesvolgorde, een betere overdracht of taakverdeling. Dit kun je vaak direct op de werkvloer doorvoeren.
- Bestaande informatie beter beschikbaar maken:
Zorg dat informatie die al in het bedrijf aanwezig is op het juiste moment op de juiste plek verschijnt, zodat medewerkers het niet uit verschillende systemen hoeven op te halen.
- Aanvullende informatie verzamelen om te onderzoeken:
Soms heb je extra informatie nodig om de exacte oorzaak van een probleem te achterhalen, zoals het registreren van machinestatussen of stopredenen.
- Technische of organisatorische maatregelen:
Denk aan het automatisch koppelen van informatie of het digitaliseren van handmatige registraties.
Bij het kiezen van een oplossingsrichting is het belangrijk om zowel de overdracht van orders en informatie tussen processtappen als de informatie binnen afzonderlijke processtappen te bekijken. Welke je als eerste onderzoekt, hangt af van het probleem dat je wilt oplossen. Soms moet je eerst de overdracht tussen afdelingen verbeteren. In andere gevallen is het juist nodig om in te zoomen op een specifieke machine of bewerking.
Kijk welke informatie je al hebt
Heb je voor een verbetering specifieke informatie nodig, of wil je een probleem eerst verder onderzoeken? Kijk dan altijd eerst naar wat er al in het bedrijf aanwezig is.
Informatie staat vaak verspreid: in het ERP-systeem, in andere software, op papieren formulieren of in Excel-bestanden. Ook dragen medewerkers veel informatie mondeling over of houden ze het zelf bij.
Breng daarom per benodigde informatiebron de volgende keten in kaart:
Wat heb je nodig → Is het al aanwezig → Waar staat het → Kun je het op de werkplek gebruiken?
In ons voorbeeld rondom de machine bekijk je informatie vanuit twee perspectieven:
- Voor de operator:
Welke informatie is nodig om het werk sneller, eenvoudiger en foutloos uit te voeren?
- Voor de analyse:
Welke informatie is nodig om het proces verder te onderzoeken? (Bijvoorbeeld: waarom staat een machine stil, hoe vaak gebeurt dat, hoe lang duren de stops en bij welke specifieke orders of artikelen komt dit het meeste voor?)
Voorbeeldmatrix: informatiebehoefte vs. beschikbaarheid
Hieronder zie je een greep uit de verschillende soorten informatie die in een productieproces een rol spelen, aangevuld met voorbeelden van de mogelijke beschikbaarheid op de werkplek:
Zo wordt meteen duidelijk welke informatie al aanwezig is, waar die staat en welke informatie nog ontbreekt of onbenut blijft.
Een machinestatus of foutmelding is bijvoorbeeld wel direct zichtbaar op het scherm van de machine, maar wordt nog niet automatisch opgeslagen voor latere analyse. En de actuele tijden staan wellicht wel in een tijdsregistratiesysteem, maar worden nog niet automatisch gecombineerd met de order- en artikeldata uit het ERP-systeem.
Maak ontbrekende informatie beschikbaar of bestaande informatie bruikbaar
Ontbreekt er informatie die je nodig hebt voor een verbetering of analyse? Bepaal dan hoe je die gegevens gericht beschikbaar kunt maken.
Soms is de informatie namelijk al in huis, maar moet deze anders worden ingericht, gekoppeld of digitaal worden aangeboden op de werkplek. Pas wanneer de informatie écht ontbreekt, zoals een machinestatus of storingscode die nog nergens wordt vastgelegd, is het nodig om die data vanuit de machine te gaan ontsluiten.
Verzamel informatie met een doel
Dit betekent niet dat je zomaar zoveel mogelijk data moet gaan verzamelen. De informatie die je beschikbaar maakt, moet altijd direct aansluiten op het probleem dat je wilt oplossen of de vraag die je wilt beantwoorden.
Soms zit de oplossing in het slimmer combineren van bestaande systemen. En soms helpt digitalisering om gegevens geautomatiseerd te verzamelen, data aan elkaar te koppelen en inzichten direct op de juiste plek beschikbaar te maken voor de mensen op de werkvloer.
Drie methoden om je proces in kaart te brengen
Je kunt je productieproces op verschillende manieren in kaart brengen en zelf bepalen welke handelingen, informatiestromen en procesgegevens je onderzoekt. Er zijn ook verschillende bekende methoden om een productieproces visueel of praktisch in kaart te brengen. Die kunnen je daarbij houvast geven.
Deze methoden kunnen elkaar goed aanvullen. Je kunt bijvoorbeeld op de werkvloer meelopen met een Gemba Walk om te ontdekken hoe het proces verloopt en je bevindingen vervolgens verder uitwerken in een Value Stream Map of swimlane-diagram.
Wil je meer weten over deze methoden? In de onderstaande blogs lees je wat elke methode inhoudt, wanneer je deze kunt gebruiken en welk inzicht ze je kan opleveren. We gebruiken daarbij een fictieve productieorder als praktisch voorbeeld.
Dus: eerst begrijpen, dan verbeteren
Een productieproces verbeteren begint niet bij de keuze voor een nieuw systeem of softwarepakket. Het begint bij écht begrijpen wat er daadwerkelijk op de werkvloer gebeurt.
Door je proces stap voor stap in kaart te brengen, zie je:
- Waar kostbare tijd verloren gaat en onnodige wachttijd ontstaat.
- Welke handelingen onnodig veel werk vragen en waar de kans op fouten groot is.
- Welke informatie ontbreekt of niet op de juiste plek beschikbaar is.
Vanuit dat inzicht bepaal je gericht wat je wilt verbeteren, welke aanpak daarbij past en welke informatie je daarvoor nodig hebt. Soms pas je direct een werkwijze aan op de vloer. Soms maak je bestaande informatie uit het ERP-systeem beter beschikbaar op een scherm. En soms heb je aanvullende machinestatussen nodig om eerst de exacte oorzaak van een probleem te onderzoeken.
Zo voorkom je dat je een digitale oplossing kiest voor een probleem dat nog niet scherp is. Je digitaliseert dan niet de bestaande situatie, maar zet digitalisering gericht in om je proces écht en blijvend te verbeteren.
Wil je weten waar de kansen voor jouw fabriek liggen?
Een productieproces verbeteren begint bij het scherp krijgen van de werkelijkheid op de werkvloer. Wil je hier eens vrijblijvend en inhoudelijk over doorpraten?
Plan dan een Productiescan van 60 minuten in met Jelle Koning. Geen verkoopgesprek, maar een scherpe, praktische sessie waarin jullie samen de huidige inrichting, knelpunten en blinde vlekken in kaart brengen. Na afloop ontvang je direct een heldere samenvatting met jouw belangrijkste kansen.