Op papier lijkt je productieproces overzichtelijk. Een productieorder wordt vrijgegeven, het materiaal wordt verzameld, het product wordt bewerkt en gecontroleerd en daarna wordt de order gereedgemeld.
Maar loopt het in de praktijk ook zo?
Je denkt dat de operator een order krijgt, vervolgens de machine start en de order afwerkt. Maar misschien gaat de operator eerst langs werkvoorbereiding omdat een tekening onduidelijk is. Misschien moet hij wachten op materiaal of voert hij tussendoor een extra opspanning of programma-aanpassing uit op de machine. Misschien staat een product te wachten op een volgende bewerking, zoekt een medewerker informatie op in een ander systeem of voert iemand een controle uit waar je niets van weet.
Als je wilt weten hoe je productieproces écht in elkaar zit, loop dan eens mee op de werkvloer. Dat is het uitgangspunt van een Gemba Walk.
Wat is een Gemba Walk?
‘Gemba’ (現場) is een Japans woord dat je kunt vertalen als ‘de plek waar het gebeurt’. In de industrie is dat de werkvloer: de plek waar het werk echt wordt uitgevoerd.
Bij een Gemba Walk komen leidinggevenden, werkvoorbereiders en procesverbeteraars bewust achter hun bureau vandaan en gaan ze de werkvloer op.
Je loopt bijvoorbeeld mee met een klantorder en kijkt wat er onderweg allemaal gebeurt. Welke handelingen voeren medewerkers uit? Waar wacht iemand op? Waar zoekt iemand informatie op? Waar wordt een product verplaatst? Welke overdrachten en overleggen vinden plaats? En hoe is de werkplek ingericht (schoon, opgeruimd, veilig)?
Het hoofddoel van een Gemba Walk is kijken, luisteren en begrijpen. Je kijkt niet alleen naar de belangrijkste processtappen, maar juist ook naar alle activiteiten en omstandigheden eromheen. Je observeert hoe het werk verloopt en legt je bevindingen vast.
Toon oprechte waardering voor het vakmanschap en de dagelijkse ervaring van de medewerkers. Je gaat naar de werkvloer om te begrijpen wat er gebeurt en te leren van de mensen die het werk uitvoeren. Je bent er niet om medewerkers te beoordelen of direct conclusies te trekken; pas als je de situatie goed begrijpt, onderzoek je samen welke verbeteringen mogelijk zijn. Binnen de Lean-filosofie vatten drie heldere principes deze houding samen: Go see, ask why, show respect.
Waar let je tijdens een Gemba Walk op?
Tijdens een Gemba Walk let je bewust op de wisselwerking tussen mens, machine en omgeving:
Verspilling en de inrichting van de werkplek
- Wachten en tussenvoorraad: Waar staat het proces of materiaal stil? Zie je karren, bakken of pallets met onderdelen die zich ophopen in gangpaden of voor bewerkingsstations?
- Zoeken en lopen: Ligt het benodigde gereedschap, de meetmiddelen, de mallen of de werktekening direct binnen handbereik, of moet een medewerker steeds de afdeling over om spullen te verzamelen?
- Ergonomie en veiligheid: Welke fysieke inspanning vraagt het werk? Is de werkplek overzichtelijk, schoon en veilig ingericht volgens de 5S-methodiek (sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en in stand houden)?
Informatie en zichtbaarheid
- Zichtbaarheid op de vloer: Is in één oogopslag te zien wat de status van een afdeling of werkplek is? Of moeten medewerkers eerst naar een vaste computerterminal lopen en zoeken om te zien wat de volgende stap is?
- Signalering bij verstoring: Is er een duidelijke signaallamp, zwaailicht of geluid dat waarschuwt, of blijft een storing onopgemerkt als de operator even bij de machine weg is?
- Informatiebronnen: Hoe komt informatie op de vloer terecht? Werkt men vanaf papier, digitale schermen, fysieke voorraadkaarten, of wisselen medewerkers informatie mondeling uit?
Informele overdrachten en communicatie
- Onderlinge afstemming: Hoe makkelijk stapt een operator naar kwaliteit, onderhoud of werkvoorbereiding als er een afwijking of twijfel is? Gebeurt dat volgens een vaste procedure of stemmen medewerkers dit onderling af?
- Niet-geregistreerde handelingen: Welke extra handelingen voeren medewerkers uit om een product aan de eisen te laten voldoen? Denk aan bijschuren, extra schoonmaken of handmatig uitlijnen. Staan deze handelingen in de werkinstructie of routekaart?
Stel open vragen
Tijdens een Gemba Walk wil je eerst begrijpen wat er gebeurt en daarna onderzoeken waarom het zo gaat. Je bent er als respectvolle en belangstellende onderzoeker, niet om het werk te controleren. Stel daarom open vragen aan de mensen die het werk uitvoeren:
- “Wat doe je op dit moment bij deze bewerking?”
- “Waarom voer je deze handeling op deze manier uit?”
- “Hoe weet je dat je met deze order kunt beginnen?”
- “Waar haal je de informatie vandaan als de tekening niet helemaal duidelijk is?”
- “Wat doe je als het materiaal een (kleine) afwijking vertoont?”
- “Hoe merk je dat een machine verderop klaar is om jouw kar te ontvangen?”
Als een operator bijvoorbeeld aangeeft regelmatig te moeten wachten, bedenk dan niet meteen een oplossing. Stel eerst verdiepende vragen: waar wacht je precies op? Wat heb je nodig om verder te kunnen? De oorzaak kan tenslotte van alles zijn. Misschien is materiaal niet beschikbaar, is de order nog niet vrijgegeven of is een collega nog bezig met een vorige stap.
Wat moet je vooral niet doen?
Een Gemba Walk klinkt eenvoudig: je gaat de werkvloer op en kijkt wat er gebeurt. Toch zijn er een paar valkuilen.
- Ga er niet met een stopwatch bij staan: Een Gemba Walk is geen tijdstudie. Zodra je met een stopwatch naast iemand staat, kan diegene zich gecontroleerd voelen. Dat kan gedrag beïnvloeden en ervoor zorgen dat je geen goed beeld krijgt van de dagelijkse praktijk. Wil je bewerkings- of doorlooptijden nauwkeurig meten, dan vraagt dat om een afzonderlijke, doelgerichte tijdstudie.
- Denk niet meteen in oplossingen: Zie je dat iemand informatie op een spiekbriefje heeft genoteerd? Roep niet direct dat er een nieuw scherm moet komen. Noteer eerst rustig wat je ziet.
- Kijk niet alleen naar de machine: De daadwerkelijke bewerking is vaak maar een klein deel van de doorlooptijd. De echte verliezen kunnen bijvoorbeeld zitten in het zoeken naar gereedschap, het wachten op vrijgave en het verplaatsen van karren.
Bereid je Gemba Walk voor
Voordat je de werkvloer op gaat, bereid je de observatie goed voor:
Bepaal vooraf het doel
Wil je begrijpen hoe informatie op de vloer gebruikt wordt, waar fysieke tussenvoorraad ontstaat, of hoe de werkplekergonomie is?
Kies één concreet proces en baken af
Begin met een overzichtelijk deel van de fabriek (bijvoorbeeld van materiaalafgifte tot de kantbank). Spreek vooraf af waar je observatie precies begint en stopt.
Stel de medewerkers vooraf op hun gemak
Vertel vooraf dat je wilt leren van hun ervaringen en wilt begrijpen waar ze in hun dagelijkse werk tegenaan lopen. Maak duidelijk dat je niet komt om hun prestaties te beoordelen.
Voorbeeld: we lopen mee met productieorder 1234
Om te laten zien hoe een Gemba Walk werkt, lopen we mee met productieorder 1234: een order voor 20 metalen beugels.
Op papier doorloopt de order een heldere reeks stappen:
Lasersnijden → Kanten → Controleren → Gereed
Maar wat gebeurt er als je de order op de werkvloer volgt?
Hieronder volgen we de order stap voor stap. We noteren wat we zien, wat opvalt en wat wel of juist niet wordt geregistreerd.
1. Materiaaloverdracht bij de lasersnijder
- De magazijnmedewerker brengt plaatmateriaal naar de lasersnijder. De operator legt het materiaal klaar en raadpleegt de order en de materiaalspecificaties via Shopfloor op de werkplekterminal. Wanneer hij het materiaal fysiek controleert, ontdekt hij krassen op het materiaal.
- De operator kan op basis van de beschikbare informatie niet zelf bepalen of de krasvorming acceptabel is. Hij neemt contact op met een kwaliteitsmedewerker. Wanneer deze beschikbaar is, beoordelen ze de plaat samen. De kwaliteitsmedewerker geeft mondeling akkoord om het plaatmateriaal toch te gebruiken.
- Niemand legt de krasvorming en het mondelinge akkoord ergens vast.
2. Lasersnijden en machinestoring
- De operator raadpleegt de werkplekplanning in Shopfloor en het snijprogramma in de CAM-omgeving via de werkplekterminal. Hij stelt de machine in en start het snijden van de 20 beugels. Terwijl de machine draait, loopt hij weg om snijafval op te ruimen en materiaal klaar te zetten. Ondertussen treedt er een storing op en valt de lasersnijder stil. Hij merkt de stilstand pas op wanneer hij terugkomt. Hij verwijdert het onderdeel, start de machine opnieuw op en controleert of deze weer goed functioneert voordat hij het werk hervat.
- Er verschijnt een storingsmelding op het HMI-scherm, maar er is geen actieve signalering die de operator waarschuwt wanneer hij bij de machine weg is. De oorzaak van de storing is niet bekend bij de operator.
- De totale snijbewerking wordt in Shopfloor geregistreerd. De machinestilstand, de duur en de oorzaak ervan worden niet afzonderlijk bij de productieorder vastgelegd.
3. Verplaatsen en ontbramen
- De operator van de lasersnijder duwt de kar met beugels naar een werktafel verderop en draagt deze over aan een collega. Die ontbraamt de 20 beugels handmatig. Hij ziet daarna in de productieplanning in Shopfloor dat kanten de volgende bewerking is.
- Het handmatig ontbramen staat niet als afzonderlijke bewerkingsstap in de productieorder of routekaart.
- Het ontbramen wordt niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd. Ook ontbreekt informatie over wie de beugels heeft ontbraamd en hoeveel tijd deze bewerking kostte.
4. Verplaatsen en wachten bij de kantbank
- De operator die de beugels heeft ontbraamd, duwt de kar met beugels naar de kantbank en zet deze klaar. De kantbank is op dat moment nog bezig met een andere order.
- De onderdelen blijven op de kar in het gangpad staan totdat de kantbank beschikbaar is.
- De wachttijd bij de kantbank wordt niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd.
5. Kanten
- Wanneer de kantbank beschikbaar komt, raadpleegt de operator de productie-informatie in Shopfloor en het buigprogramma in de CAM-omgeving via de werkplekterminal. Hij bereidt de kantbank voor en start daarna het kanten van de 20 beugels.
- De operator besteedt tijd aan de voorbereiding en het inladen van de machine. Deze tijd wordt niet afzonderlijk geregistreerd van de daadwerkelijke bewerkingstijd.
- In Shopfloor worden de totale bewerkingstijd en de hoeveelheid van 20 beugels geregistreerd. De voorbereidingstijd en de bewerking zelf worden niet afzonderlijk vastgelegd. Daardoor is niet zichtbaar hoeveel tijd de voorbereiding kostte en hoeveel tijd het daadwerkelijke kanten in beslag nam.
6. Verplaatsen en wachten bij kwaliteit
- Nadat de beugels zijn gekant, brengt de operator van de kantbank de kar met beugels naar de kwaliteitsruimte en loopt direct terug naar zijn eigen afdeling om door te werken. De kwaliteitsmedewerker is op dat moment bezig met een andere inspectie.
- De kar blijft staan totdat de kwaliteitsmedewerker beschikbaar is en de controle kan uitvoeren.
- De wachttijd voordat de kwaliteitscontrole begint, wordt niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd.
7. Kwaliteitscontrole
- De kwaliteitsmedewerker raadpleegt de specificaties in het QMS, meet de beugels en beoordeelt of ze aan de eisen voldoen. Vervolgens keurt hij de beugels goed.
- De kwaliteitscontrole en de goedkeuring worden digitaal bij de productieorder in het ERP-systeem geregistreerd.
8. Overdracht naar expeditie en gereedmelden
- De expeditiemedewerker haalt de kar met goedgekeurde beugels op nadat hij een fysiek seintje krijgt van de kwaliteitsmedewerker. Hij brengt deze naar de expeditieafdeling. De werkvoorbereider ziet de kar daar staan en controleert op zijn scherm de beschikbare digitale registraties. Aan de hand daarvan meldt hij de order gereed in het ERP-systeem.
- Bij de gereedmelding is de werkvoorbereider afhankelijk van de digitale procesinformatie die bij de order is vastgelegd. De ontbraambewerking, de mondelinge afstemming over de krassen en de tussentijdse wachttijden zijn niet als afzonderlijke procesinformatie bij de order terug te vinden.
- De gereedmelding wordt in het ERP-systeem geregistreerd.
Wat zie je op de werkvloer dat je op papier niet zag?
Door de order fysiek te volgen, zie je hoe het proces in de praktijk verloopt:
- Niet-geregistreerde informatie: Besluiten over materiaalafwijkingen worden mondeling genomen, maar niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd.
- Signalering bij machinestoring: Doordat de operator van de lasersnijder niet op afstand wordt gewaarschuwd, merkt hij de stilstand pas op wanneer hij terugkomt bij de machine.
- Niet-geregistreerde processtap: Het handmatig ontbramen wordt niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd.
- Wachttijd en tussenvoorraad: Tijdens deze observatie staat de kar met beugels te wachten bij de kantbank en later bij de kwaliteitsruimte. De wachttijden worden niet afzonderlijk bij de productieorder geregistreerd.
Deze observaties geven richting aan de volgende vragen voor praktische procesverbetering:
- Hoe borgen we dat materiaalspecificaties en toleranties direct beschikbaar zijn op de werkplek, en hoe leggen we een mondelinge goedkeuring digitaal vast?
- Hoe kunnen we ervoor zorgen dat een storing ook opvalt wanneer de operator niet bij de machine staat? Kunnen een zwaailicht, signaallamp of melding op een dashboard in de hal daarbij helpen?
- Moeten we de ontbraambewerking opnemen in de routing, en welke mogelijkheden zijn er om deze bewerking te verminderen of overbodig te maken?
- Waarom ontstaat er bij deze order wachttijd voor de kantbank en bij kwaliteit, en welke mogelijkheden zijn er om deze wachttijd en tussenvoorraad te verminderen?
Van kijken op de vloer naar gerichte vervolgstappen
Een Gemba Walk geeft je een beeld van hoe het werk er in de praktijk aan toegaat. Je ziet bijvoorbeeld waar medewerkers informatie missen, tegen fysieke obstakels aanlopen of extra moeten overleggen om verder te kunnen.
Eén Gemba Walk is natuurlijk een momentopname. Misschien trof je net een uitzonderlijke storingsdag of stond die specifieke kar er toevallig. Door regelmatig de werkvloer op te gaan, ontdek je welke situaties terugkeren en waar mogelijk structurele knelpunten zitten.
De observaties uit een Gemba Walk vormen een goed vertrekpunt voor verdere analyse. Afhankelijk van wat je wilt onderzoeken, kun je verschillende methoden gebruiken:
Wil je de materiaal- en informatiestromen, doorlooptijd en wachttijden in kaart brengen? Gebruik je observaties dan als input voor Value Stream Mapping (VSM).
Wil je precies in kaart brengen welke rollen, afdelingen en overdrachten betrokken zijn? Werk je observaties dan uit in een swimlane-diagram.
Door te kijken en te luisteren op de werkvloer begrijp je beter hoe het werk er in de praktijk écht aan toegaat. Van daaruit kun je gericht bepalen welke procesverbetering of digitalisering waarde toevoegt.
Door je productieproces in kaart te brengen, ontdek je waar knelpunten ontstaan, waar onnodige wachttijden optreden, welke handelingen onnodig veel werk vragen en waar de kans op fouten groot is. Je ziet ook welke informatie ontbreekt of niet op de juiste plek beschikbaar is.
Met die inzichten bepaal je gericht wat je wilt verbeteren.
Lees ook: Eerst begrijpen, dan verbeteren: zo breng je jouw productieproces in kaart